Você já se pegou dizendo que o dia precisaria ter mais de 24 horas? A sensação de que o tempo é escasso incomoda muitos profissionais. Mas, o problema pode estar na forma como o tempo é utilizado e não na quantidade de horas disponíveis. É aí que entra a gestão de tempo: um conjunto de técnicas e estratégias que ajudam a distribuir melhor as atividades ao longo do dia, priorizar o que realmente importa e evitar que tarefas improdutivas ocupem tempo demais.
É possível alcançar uma rotina mais organizada, reduzir o estresse e aumentar a produtividade, sem comprometer a qualidade de vida, a partir de técnicas simples. Neste artigo da Adição Contábil, você compreenderá:
- Como definir o que é importante e/ou urgente
- Divisão de tempo em blocos e uso de agendas
Priorização de tarefas: o que realmente importa?
Nem toda tarefa é urgente – e nem tudo o que é urgente é importante. Saber diferenciar esses dois conceitos é fundamental para uma boa gestão de tempo. Uma das técnicas mais conhecidas para isso é a matriz de Eisenhower, que classifica as tarefas em quatro quadrantes:
- Urgente e importante: deve ser feita imediatamente.
- Importante, mas não urgente: merece planejamento.
- Urgente, mas não importante: pode ser delegada.
- Nem urgente nem importante: evite ou elimine.
Esse exercício ajuda a evitar o acúmulo de demandas e o sentimento de estar sempre “apagando incêndios”.
Blocos de tempo e uso de agendas
Separar blocos de tempo específicos para tipos de atividades — como responder e-mails, reuniões, trabalho criativo, estudo ou lazer — evita a fragmentação do dia e melhora a concentração.
Esse método é conhecido como time blocking e pode ser aplicado em agendas físicas, Google Calendar ou aplicativos como Notion, Trello ou Todoist. Além disso, ao visualizar os blocos da semana, fica mais fácil identificar sobrecargas ou períodos ociosos.
O princípio de Pareto: 80/20
Segundo o princípio de Pareto, 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços. Em termos práticos, isso significa que uma pequena parcela das suas tarefas gera a maior parte dos seus resultados.
Identificar essas atividades-chave e focar nelas — especialmente nos horários de maior energia — pode fazer toda a diferença na sua performance.
Técnicas de foco e produtividade
Métodos como o Pomodoro (25 minutos de foco total + 5 minutos de pausa) ajudam a manter a concentração e reduzir a fadiga mental. Ao dividir o trabalho em ciclos curtos, seu cérebro se mantém mais engajado e menos suscetível à procrastinação.
Outras práticas que potencializam o foco incluem:
- Eliminar distrações (notificações, abas abertas etc.)
- Trabalhar com metas claras para cada período
- Reservar pausas reais e conscientes
Benefícios extras da gestão de tempo
A gestão de tempo não serve apenas para produzir mais, mas para viver melhor. Com uma rotina mais estruturada, você pode:
- Reduzir o estresse
- Melhorar a qualidade do sono
- Ter mais tempo para lazer, autocuidado e relações pessoais
- Evitar a sensação constante de atraso e culpa
